Une des difficultés de notre métier consiste à décliner le projet éducatif en projet pédagogique en intégrant les projets d’animations.
Pour cela, en plus des réunions de préparations, des lectures attentives de projets émanant des équipes de direction, nous avons établi un cahier des charges nous assurant une cohérence de fonctionnement entre les centres, le respect de nos objectifs et une méthodologie d’aide à la décision pour nos équipes.
Aussi, malgré notre diversité nous avons travaillé une méthode déclinable à chaque lieu gage de sécurité et d’homogénéité (planning, fiches de poste, procédure, suivi santé, communication famille, affichage…).
Les enfants doivent être âgé de 6 ans minimum et de 17 ans maximum, les séjours ne sont pas prévus pour les personnes majeures. Les conditions des séjours pouvant varier, nous vous invitons à découvrir les séjours sur le site. Pour chaque séjour, vous devrez nous fournir ces documents :
L’asscosiation accepte les bons vacances de la CAF, à condition que l’association soit affiliée à la CAF de votre département : [ nom des départements déjà affiliés ]. Si la CAF de votre département ne fait pas partie des départements affiliés avec l’association, la demande d’agrément peut prend au minimum 30 jours avant être validé.
L’association s’engage et s’occupe du transfert de votre enfant d’une gare convenue au centre de vacances de l’enfant.
Après le choix de la gare, nous envoyons 1 mois avant le séjour une convocation dans laquelle est indiqué le lieu, l’heure du rendez-vous, le n° du train et l’heure de départ ainsi que l’heure d’arrivée de votre enfant sur son centre de vacances.
Avant chaque départ vers la ville de convocation, une formation aux convoyages est faite par nos soins à nos animateurs où nous remettons et expliquons les consignes afin que chaque voyage se passe aux mieux.
Pour chaque convoyage, nos animateurs sont envoyés la veille du départ sur chaque ville où ils passent la nuit à l’hôtel. Nos villes de départ sont : BREST, CARCASSONE, CLERMONT-FERRAND, LILLE, LIMOGES, LYON, MARSEILLE, METZ, MONTPELLIER, NANCY, NANTES, NARBONNE, NIMES, POITIERS, RENNES, ST PIERRE DES CORPS, TOULOUSE.
7h30-8h00 : Accueil des lèves tôt en salle de réveil 8h00-8h45 : Lever petit déjeuner 8h45-9h15 : Toilette et rangement des chambres 9h15-9h45 : Régulation ou temps libre 10h00-12h00 : Activités dominantes et annexes (les activités annexes sont mises en place en fonction des souhaits du groupe et la faisabilité de celles-ci) 12h0-13h00 : Déjeuner 13h00-13h45 : Temps calme 13h45-14h00 : Rassemblement et départ en activités dominantes et annexes 14h00-16h00 : Activités dominantes et annexes (les activités annexes sont mises en place en fonction des souhaits du groupe et la faisabilité de celles-ci) 16h00-16h30 : Goûter 16h30-18h : Activités dominantes et annexes (les activités annexes sont mises en place en fonction des souhaits du groupe et la faisabilité de celles-ci) 18h00-19h00 : Douches / téléphone aux familles / courrier / petits jeux 19h00-20h00 : Repas 20h15-20h30 : Forum avec les enfants/jeunes (retour sur la journée) 20h30-22h15 : Veillée 22h15-22h30 : Coucher (évolutif en fonction de la tranche d’âge) 23h : Réunion d’équipe après avoir assuré le coucher tout en maintenant des tours de garde pendant la durée de la réunion (1 animateur par couloir).
Les activités prévues peuvent être amenées à être modifiées en fonction des conditions météorologiques et seront systématiquement remplacées par une activité de substitution.
Au début du séjour, un SMS d’arrivée est émis par la direction du séjour et message d’arrivée et photo d’arrivée du groupe sur le blog de l'ADVE.
Pendant le séjour, il y a une permanence téléphonique 24 h/24 pendant l’été au siège de l’association. De plus, nous avons mis en place différents supports de communication (blog ADVE, SMS familles…) qui sont mis à jour tous les jours avec des photos, le planning du séjour, le menu…
Nous mettons à disposition le portable du séjour, un moyen de communication direct entre les enfants et les familles si certains n’ont pas de téléphone portable. Ainsi, les jeunes ont la possibilité d’appeler leur famille, et vice-versa : pour le confort de chacun nous mettons en place un temps de téléphone en fin de journée (17h30-19h), après les activités, pendant les douches et avant le repas.
Concernant les téléphones portables, nous souhaitons préciser que ceux-ci ne sont pas laissés en libre accès aux enfants/jeunes. Chaque téléphone est récupéré par le directeur qui se charge de les mettre dans un lieu sûr. Les téléphones seront remis aux enfants entre 17h30 et 19h30 (aménageable en fonction de l’âge).
Concernant l’hébergement, que cela soit en auberge, en camping ou en centre en dur, nous étudions la conformité des locaux, leur entretien, leur fonctionnalité, l’état des literies et rangements possibles, l’esthétisme des bâtiments et l’environnement proche.
Nous répartissons les enfants par tranche d’âge (1 étage 6-9 ans et 1 étage 10-13 ans) et par sexe.
Nous apportons une grande importance à l’hygiène de nos centres et c’est pour cela que le ménage est fait quotidiennement avec une attention particulière portée aux sanitaires et aux cuisines. Le linge des enfants est lavé régulièrement tout au long de son séjour (3 fois par semaine).
Lorsqu’un enfant arrive sur le centre en n’ayant pas la totalité des affaires marquées sur le trousseau (ex : pas de serviette de toilette), nous lui fournissons tout ce sont il pourrait avoir besoin (une serviette, des chaussons, des affaires de toilette, des chaussettes…).
Tous nos centres disposent d’une ou plusieurs salles de restaurant sous forme de self-service ou restauration classique (service à table). Nous disposons de cuisiniers qui élaborent sur place tous les repas en respectant les normes HACCP. Dès l’arrivée des enfants sur le centre l’assistante sanitaire fait le point sur les régimes alimentaires et les allergies.
Chaque repas est composé de manière suivante :
Les séjours se déroulant en auberges de jeunesse disposent d’une cuisine sur place pour la préparation des repas. Les séjours en bord de mer disposent d’une tente cuisine entièrement équipée (plancha, gazinière, frigo, congélateur (pour les séjours en fixe), plan de travail en inox, armoires de rangement et ustensiles de cuisine).
Tous nos centres disposent d’une infirmerie complète équipée d’un système de verrouillage pour que, seule, l’assistance sanitaire et/ou un autre membre de l’équipe puisse y avoir accès. Cette infirmerie est équipée d’un et/ou deux lits, d’une armoire et du nécessaire pharmaceutique pour prodiguer les premiers soins.
Nous mettons à disposition de l’assistante sanitaire un « Registre Infirmerie » pour qu’elle rende compte des soins qu’elle prodigue aux enfants et que nous disposions d’une trace écrite de chacune de ses interventions. Nous tenons également un registre qui doit être tenu à jour et visé par le directeur quotidiennement.
Chaque incident entraine un avis médical autorisé, médecin ou hôpital pour radio de contrôle. En ce qui concerne la relation organisateur/familles, nous tenons à vous préciser que chaque visite chez le médecin et/ou à l’hôpital donne suite à un appel téléphonique à la famille (une fois le diagnostic posé).
A la fin du séjour tous les documents médicaux concernant l’enfant sont remis dans sa valise et sous enveloppe. Cette enveloppe contient la fiche sanitaire, la prescription médicale s’il y a lieu et un compte rendu écrit sur les soins prodigués à l’enfant.
La liste des affaires vous est communiquée via le trousseau téléchargeable depuis notre site et il vous sera envoyé 30 jours avant le départ. La quantité indiquée est suffisante, ne chargez pas trop votre enfant car nous vous rappelons que le linge est lavé tous les 3 jours. Surtout n’oubliez pas d’étiqueter les vêtements de votre enfant.
Vous recevrez un sms du directeur ou de la directrice du séjour vous avertissant de l’arrivée des enfants. En parallèle, notre équipe publiera un message sur le blog du séjour dont vous aurez eu les codes d’accès au préalable.
Si votre enfant suit un traitement, merci de nous fournir les médicaments ainsi que l’ordonnance.
Nous rappelons qu’aucun médicament ne pourra être donné sans ordonnance. Nous amenons un enfant chez le médecin dès les premiers symptômes. Une fois le diagnostic posé, l'assistante sanitaire établi le contact avec la famille afin de la tenir informée. Elle donnera des nouvelles de l'enfant tout au long du traitement.
Dans le cas où un enfant ne peut plus suivre le groupe dans ses activités au quotidien (cheville cassée, jambe immobilisée, hospitalisation…) Celui-ci serait automatiquement rapatrié. Les rapatriements sanitaires sont systématiquement pris en charge par notre assurance et notre assistance à la personne.
Dans le cadre d’un accident, 100% des frais sont pris en charge par notre assurance. Nous avançons les frais médicaux occasionnés, vous recevrez après le séjour un courrier vous indiquant les frais à nous rembourser. Les documents à transmettre à votre CPAM pour vous faire rembourser ne vous seront envoyés qu’à réception de votre paiement.
Sans problème l’adresse du centre vous sera rappelée dans le courrier famille. Attention toutefois à envoyer les colis avec avis de réception afin d’éviter toute perte.
Nous mettons à disposition le portable du séjour, un moyen de communication direct entre les enfants et les familles si certains n’ont pas de téléphone portable. Ainsi, les jeunes ont la possibilité d’appeler leur famille, et vice-versa : pour le confort de chacun nous mettons en place un temps de téléphone en fin de journée (17h30-19h), après les activités, pendant les douches et avant le repas.
Concernant les téléphones portables personnels, nous souhaitons préciser que ceux-ci ne sont pas laissés en libre accès aux enfants/jeunes. Chaque téléphone est récupéré par le directeur qui se charge de les mettre dans un lieu sûr. Les téléphones seront remis aux enfants entre 17h30 et 19h30 (aménageable en fonction de l’âge).
En premier lieu nous rappelons qu’aucun enfant n’est autorisé à rentrer seul à son domicile. Si vous souhaitez confier votre enfant à une tierce personne, nous vous ferons remplir une autorisation spécifique que vous devrez signer et nous fournir la copie de votre pièce d’identité et celle de la personne qui prendra en charge votre enfant.
Nos encadrants restent présents au point d’arrivée jusqu’à ce que tous les enfants aient été rendus à leur famille
ADVE24
Association Découverte Vacances Equilibre
31 bis, avenue du Professeur Albert Calmette
24100 BERGERAC